TUULA FRIMAN KIINTEISTÖNVÄLITYS LKV TIETOSUOJASELOSTE

Tietosuojalain ja Euroopan Unionin yleisen
tietosuoja-asetuksen (2016/679/EU) mukainen yhdistetty tietosuojaseloste ja
informointiasiakirja.

REKISTERINPITÄJÄ

Tuula Friman Kiinteistönvälitys LKV

Tammisalontie 13, 00830 Helsinki

1782283-6

Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa

Yrittäjä Tuula Friman YKV, LKV

045 863 4422

tuula.friman@tuulafriman.fi

Tammisalontie 13, 00830 Helsinki

REKISTERIN NIMI JA TIETOSISÄLTÖ

Tuula Friman Kiinteistönvälitys LKV:n asiakasrekisteri
(”Asiakasrekisteri”).

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTE / MIKSI KERÄÄMME TIETOJANNE?

3.1 Yleistä henkilötietojen käsittelystä

Siltä osin kuin Asiakasrekisteri sisältää henkilötietoja,
niiden käsittelyssä noudatetaan tietosuojalakia ja muita kulloinkin
voimassaolevia lakeja, asetuksia, määräyksiä ja viranomaisohjeita, jotka
koskevat henkilötiedon käsittelyä. Henkilötiedolla tarkoitetaan tietoa, joka on
yhdistettävissä tiettyyn henkilöön. Tässä asiakirjassa kuvataan tarkemmin
henkilötietojen keräämistä, käsittelyä ja luovutusta koskevat menettelytavat,
sekä asiakkaan eli rekisteröidyn oikeudet.

3.2 Henkilötietojen keräämisen tarkoitus

a) Sopimus-,asiakas- tai niihin rinnastettava muu suhde Asiakasrekisterin käyttötarkoituksena on rekisterinpitäjän

  • sopimus- tai asiakassuhde toimeksiantajan (esim. myyjä tai vuokranantaja) kanssa;
  • toimeksiannon suorittamiseen liittyvä suhde toimeksiantajan vastapuolen (esim. ostaja tai vuokralainen) kanssa;
  • sopimussuhde arviointitoimeksiannon tai muun asiantuntijapalvelun käyttäjän kanssa.

Rekisterinpitäjä voi kerätä tietoja myös esim.
asuntoesittelyissä läsnä olevilta henkilöiltä rikosten tai väärinkäytösten
ennaltaehkäisemiseksi, valvomiseksi ja selvittämiseksi, tai muillakin keinoin
mahdollisten asiakkaiden kiinnostusten kohteiden selvittämiseksi tai myöhemmän
asiakassuhteen perustamiseksi/palvelujen tarjoamiseksi ja markkinointiin.

Tässä kohdassa a) mainituista henkilöistä käytetään tässä
selosteessa nimitystä Asiakas.

b) Kiinteistönvälitysliikkeitä
koskeva lainsäädäntö, ml. laki kiinteistönvälitysliikkeistä ja vuokrahuoneiston
välitysliikkeistä (1075/2000) ja laki kiinteistöjen ja vuokrahuoneistojen
välityksestä (1074/2000) ja niihin perustuva toimeksiantojen hoitaminen sekä
Asiakkaan omien hakujen selvittäminen edellyttävät alla kohdassa
”Asiakasrekisterin tietosisältö” mainittujen tietojen tallentamista,
käyttämistä ja säilyttämistä. Välitysliikkeen tulee mm. pitää
toimeksiantopäiväkirjaa, johon kuhunkin toimeksiantoon liittyvät henkilö-,
kohde- ja tapahtumatiedot asiakirjoineen tallennetaan
(”Toimeksiantopäiväkirja”).

c) Rahanpesun lakisääteinen valvonta

Lain rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä
(444/2017, jäljempänä ”Rahanpesulaki”) 3 luvun 3 §:n mukaisesti Asiakkaan
tuntemistietoja ja muita lain mukaisia henkilötietoja tallennetaan, säilytetään
ja voidaan käyttää rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseen,
paljastamiseen ja selvittämiseen sekä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen
ja sen rikoksen, jolla rahanpesun tai terrorismin rahoittamisen kohteena oleva
omaisuus tai rikoshyöty on saatu, tutkintaan saattamista varten. Asiakkaan
tuntemistietoja tai muita henkilötietoja, jotka on hankittu ainoastaan
rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämiseksi ja paljastamiseksi, ei
käytetä tarkoitukseen, joka on yhteen sopimaton näiden tarkoitusten kanssa.

d) Suostumukseen perustuva tietojen tallentaminen

Sikäli kuin edellä sanottuihin lakeihin tai olosuhteisiin
perustuva rekisteröintioikeus ylittyy, tai mainittua muuta oikeusperustaa ei
ole, pyydetään Asiakkaalta erikseen suostumus henkilötietojen tallentamiseen,
käsittelyyn ja säilyttämiseen. Toimeksiantotietoja käytetään myös arviointi- ja
muihin asiantuntijapalveluihin liittyviin sopimussuhteisiin ja säilytään
Toimeksiantopäiväkirjaa vastaavin tavoin.

3.3 Tietojen käyttötarkoitus

Asiakasrekisterissä olevia tietoja voidaan käyttää seuraaviin
pääasiallisiin tarkoituksiin:

  • asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
  • palveluiden tuottaminen, tarjoaminen, kehittäminen, parantaminen ja suojaaminen
  • laskutus, perintä ja asiakastapahtumien varmentaminen
  • mainonnan kohdentaminen
  • palveluita koskeva analysointi ja tilastointi
  • asiakasviestintä, markkinointi ja mainonta
  • palveluihinliittyvien rekisterinpitäjän ja muiden toimeksiantoihin liittyvien henkilöiden ja tahojen oikeuksien ja/tai omaisuuden suojaaminen ja turvaaminen,
  • rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen, sekä
  • muut vastaavat käyttötarkoitukset.

3.4 Seuraamukset tietojen saamatta jäämisestä

Mikäli rekisterinpitäjä ei saa kohdissa 3.2 a), b) ja c)
tarkoitettuja tietoja, ei asiakassuhdetta voida aloittaa tai jatkaa, taikka
ryhtyä muuhun sopimukseen tai osallistua oikeustoimeen Asiakkaan kanssa. Mikäli
asuntoesittelyssä ei saada kävijän tunnistamiseksi riittäviä tietoja, ei
kyseistä henkilöä voida välttämättä päästää asuntoesittelyyn.


ASIAKASREKISTERIN
TIETOSISÄLTÖ / MITÄ TIETOJA KERÄÄMME?

Toimeksiantopäiväkirjassa ja sen liitteissä käsitellään, tai
voidaan käsitellä, seuraaviin ryhmiin kuuluvia tietoja:

  • Asiakkaan perustiedot, kuten koko nimi, osoite, kieli
  • omasta tai yrityksen puolesta toimivan henkilön henkilötunnus ja mahdollisesti yritystunnus luotettavaa tunnistamista varten
  • laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
  • asiakkuuteen ja
sopimussuhteeseen liittyvät tiedot, kuten Asiakkaalle tarjotut palvelut, niiden
käyttämispäivä, ostotarjouksen, sen hyväksymisen, vuokra- tai kauppasopimuksen
tekopäivä ja tiedot, kohdetiedot, välityspalkkio, palvelun myyjätiedot sekä
muut vastaavat tiedot
  • lupatiedot ja kiellot, kuten suoramarkkinointiluvat ja -kiellot
  • mielenkiinnon kohteet ja muut Asiakkaan itse antamat tiedot
  • palvelujen muut tapahtumatiedot
  • reklamaatiot ja niiden käsittelytiedot
  • vuokralaisen luottotiedot ja muut taloudelliset tiedot vuokranmaksukyvyn arvioimista varten

Rahanpesulain valvontaa koskevissa rekisteritiedoissa
käsitellään, tai voidaan käsitellä, seuraavia Asiakkaaseen liittyviä tietoja:

  • nimi, syntymäaika ja henkilötunnus
  • edustajan nimi, syntymäaika ja henkilötunnus
  • oikeushenkilön täydellinen nimi, rekisterinumero, rekisteröimispäivä ja rekisteriviranomainen
  • oikeushenkilön hallituksen tai vastaavan päättävän elimen jäsenten täydelliset nimet, syntymäajat ja kansalaisuudet
  • oikeushenkilön toimiala
  • tosiasiallistenedunsaajien nimi, syntymäaika ja henkilötunnus
  • henkilöllisyyden todentamisessa käytetyn asiakirjan nimi, asiakirjan numero tai muu tunnistetieto ja myöntäjä taikka kopio asiakirjasta tai jos asiakas on etätunnistettu, tiedot todentamisessa käytetystä menettelystä tai lähteistä
  • tiedot Asiakkaan toiminnasta, liiketoiminnan laadusta ja laajuudesta, taloudellisesta asemasta,perusteet liiketoimen tai palvelun käytölle ja tiedot varojen alkuperästä sekä
  • muut Rahanpesulain 4 §:n 1 momentissa tarkoitetut Asiakkaan tuntemiseksi hankitut tarpeelliset tiedot
  • Rahanpesulain 4 § 3.mom. mukaiset varojen alkuperän selvittämiseen liittyvät tiedot, ja 13 §:n mukaiset poliittisesti vaikutusvaltaiseen henkilöön liittyvän tehostetun tuntemisvelvollisuuden täyttämiseksi hankitut välttämättömät tiedot
  • ulkomaalaisen
Asiakkaan, jolla ei ole suomalaista henkilötunnusta, osalta tieto Asiakkaan
kansalaisuudesta ja matkustusasiakirjan tiedot

TIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Toimeksiantopäiväkirjan tietoja säilytetään kymmenen (10)
vuotta toimeksiannon päättymisestä.

Rahanpesulain mukaisia tietoja säilytetään viisi (5) vuotta,
jollei kyseisten tietojen edelleen säilyttäminen ole tarpeen rikostutkinnan,
vireillä olevan oikeudenkäynnin taikka rekisterinpitäjän tai sen palveluksessa
olevan oikeuksien turvaamiseksi. Tietojen ja asiakirjojen edelleen
säilyttämisen tarpeellisuus tutkitaan tällöin viimeistään kolmen (3) vuoden
kuluttua edellisestä säilyttämisen tarpeellisuuden tarkistamisesta (Lain
rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä, 444/2017, 4 §).

Muut henkilötiedot poistetaan sen jälkeen, kun henkilötiedon
säilyttämiselle ei enää ole tarvetta. Mikäli henkilötietojen kerääminen ja
säilyttäminen on perustunut ainoastaan Asiakkaan suostumukseen, poistetaan
henkilötiedot tämän pyynnöstä.

SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET / MISTÄ TIETOJA KERÄTÄÄN?

Henkilötietoja kerätään Asiakkaalta itseltään
toimeksiantosopimuksen, osto- tai vuokratarjouksen ja muiden toimeksiantoon
liittyvien tapahtumien, selonottovelvollisuuden täyttämisen ja asiakirjojen laatimisen
yhteydessä, rekisterinpitäjän palveluita muutoin käytettäessä tai muutoin
suoraan Asiakkaalta esimerkiksi asunto- ja kohde-esittelyissä. Henkilötietoja
voidaan kerätä ja päivittää myös esim. isännöitsijätoimistoista,
väestörekisteristä ja muista viranomaisrekistereistä sekä
luottotietorekistereistä.

Suostumukseen perustuvat tiedot kerätään suoraan Asiakkaalta
tai hänen suostumuksellaan viranomaisen tai kolmannen tahon ylläpitämistä
rekistereistä tai lähteistä.

TIETOJEN LUOVUTUS / MIHIN TIETOJA VOIDAAN ANTAA?

Rekisterinpitäjä voi luovuttaa henkilötietoja voimassaolevan
lainsäädännön sallimisissa ja velvoittavissa rajoissa, sekä osapuolten välisen
sopimuksen toteuttamiseksi tai asiallisen yhteyden täyttyessä. Henkilötietoja
voidaan luovuttaa siten esimerkiksi aluehallintovirastolle ja muille
viranomaisille, kaupanteon yhteydessä kaupan osapuolten pankeille ja
toimeksiannon eri vaiheissa mm. isännöitsijälle ja maanmittauslaitokselle.

Tietoja ei säännönmukaisesti siirretä Euroopan unionin tai
Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tietoja voidaan kuitenkin siirtää tai
luovuttaa Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle lain sallimin
tavoin, mikäli tiedot siirretään maahan, jossa Euroopan komissio on todennut
tietosuojan tason olevan riittävä, tai sopimusjärjestelyin voidaan taata
tietosuojan riittävä taso. Siirto EU:n ulkopuolelle voi väliaikaisesti tapahtua
myös erilaisten pilvipalvelujen käyttämisen yhteydessä, kuten esim. OneDriven,
iCloudin tai Dropboxin yhteydessä.

Viranomaisille tietoja luovutetaan lain edellyttämissä
tapauksissa.

Kauppahinta- ja kaupan kohteen muita tietoja luovutetaan
lisäksi Kiinteistönvälitysalan Keskusliitto (KVKL) ry:lle, jossa tiedot
tallennetaan kiinteistönvälittäjien käyttämään KVKL:n hintaseurantapalveluun (HSP)
palvelun edellyttämässä laajuudessa. HSP:sta tietoja voidaan luovuttaa edelleen
HSP:n asiakkaille. Kyseisen palvelun tietosuojaseloste on luettavissa
osoitteessa http://www.hintaseurantapalvelu.fi/tietosuoja.

Rekisterinpitäjän tietohallinnon ulkoistamisen yhteydessä
henkilötietojen käsittelyä voi tapahtua myös rekisterinpitäjän alihankkijoiden
toimesta, mutta tällöin vain rekisterinpitäjän lukuun. Sellaisia alihankkijoita
voivat olla esim. kiinteistönvälitysjärjestelmien ja markkinointijärjestelmien
palveluntarjoajat sekä asuntojen myynti-ilmoitusportaaleja ylläpitävät tahot.

REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET / MITEN SUOJAAMME HENKILÖTIETOJANNE?

Rekisterin käyttöoikeus edellyttää Asiakasrekisterin
pääkäyttäjän myöntämää käyttäjätunnusta. Pääkäyttäjä määrittää myös muille
käyttäjille myönnettävän käyttöoikeustason. Ainoastaan niillä rekisterinpitäjän
työntekijöillä ja alihankkijoiden työntekijöillä on pääsy tietoihin, joille se
on työhön liittyvien tehtävien hoitamiseksi tarpeellista. Tiedot kerätään palvelun
tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin
suojattuja. Tietokannat sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja
tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt.

Siltä osin, kuin henkilötietoja käsittelee rekisterinpitäjän
lukuun tämän alihankkija, on rekisterinpitäjän ja alihankkijan välisillä
sopimuksilla huolehdittu asianmukaisten suojatoimien järjestämisestä ja
varmistettu, että henkilötietojen käsittely täyttää tietosuojalainsäädännön vaatimukset.

ASIAKKAAN OIKEUDET / MITEN VOIN TOIMIA VARMISTAAKSENI KÄSITTELYN LAINMUKAISUUDEN?

9.1 Tietojen tarkastaminen, saaminen ja siirtäminen

Asiakkaalla on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja
on tallennettu Asiakasrekisteriin. Asiakkaan on esitettävä tarkastuspyyntö
rekisterinpitäjälle kirjallisesti omakätisesti allekirjoitetussa muodossa tai
sitä vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa, taikka sähköpostitse.

Edellä sanotusta poiketen, Asiakkaalla ei ole oikeuttatarkastaa rahanpesulaissa säädetyn ilmoitus- tai selonottovelvollisuuden täyttämiseksi hankittuja tietoja (Rahanpesulain 4:3 §). Tietosuojavaltuutettuvoi kuitenkin Asiakkaan pyynnöstä tarkastaa näiden tietojen käsittelynlainmukaisuuden.

Rekisterinpitäjä toimittaa edellä mainitut tiedot
Asiakkaalle 30 päivän kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä.

Asiakkaalla on oikeus saada häntä koskevat itse
toimittamansa asiakastiedot siirretyksi kolmannelle osapuolelle jäsennellysti
ja yleisesti käytössä olevassa koneellisesti luettavassa muodossa.
Rekisterinpitäjä säilyttää kuitenkin siirretyt tiedot tämän tietosuojaselosteen
mukaisesti.

9.2 Virheellisen tiedon oikaiseminen

Asiakkaalla on oikeus oikaista itseään koskevia
henkilörekisteriin tallennettuja tietoja siltä osin kuin ne ovat virheellisiä.

9.3 Tiedon käsittelyn vastustaminen tai rajoittaminen ja tiedon poistaminen

Asiakkaalla on oikeus vastustaa häntä itseään koskevia
tietojen käsittelyä suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä
markkina- ja mielipidetutkimusta ja rekisterinpitäjän liiketoiminnan
kehittämistä varten sekä rajoittaa häntä koskevien tietojen käsittelyä, sekä
oikeus saada häntä koskevat jo rekisteröidyt mainittuun tarkoitukseen
tallennetut henkilötiedot poistetuksi, vaikka peruste tiedon käsittelylle
muutoin olisikin.

9.4 Suostumuksen peruuttaminen

Mikäli rekisterissä oleva tieto perustuu Asiakkaan antamaan
suostumukseen, on suostumus koska tahansa peruutettavissa ilmoittamalla tässä
selosteessa mainitulle rekisterinpitäjän edustajalle. Pyynnön perusteella
poistetaan kaikki ne tiedot, joita ei ole säilytettävä, tai voida säilyttää,
lain tai muun tässä tietosuojaselosteessa mainitun perusteen nojalla.

9.5 Menettely oikeuksien käyttämisessä

Tarkastus-, oikaisu- tai muun pyynnön voi esittää ottamalla
yhteyttä rekisterinpitäjän asiakaspalveluun tässä selosteessa mainituilla
yhteystiedoilla.

9.6. Erimielisyydet

Asiakkaalla on oikeus saattaa asia Tietosuojavaltuutetun
käsittelyyn, jos rekisterinpitäjä ei noudata Asiakkaan oikaisu- tai muuta
pyyntöä.

PROFILOINTI JA AUTOMAATTINEN PÄÄTÖKSENTEKO

Rekisterinpitäjä ei tee henkilötietojen pohjalta
Asiakkaaseen kohdistuvaa profilointia tai käytä automaattista päätöksentekoa